Privacybeleid

Buurtvereniging Moleneind verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacybeleid geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Buurtvereniging Moleneind.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Buurtvereniging Moleneind persoonsgegevens?
Buurtvereniging Moleneind verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • (oud-)Leden van Buurtvereniging Moleneind
  • Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Het bestuur van Buurtvereniging Moleneind verwerkt persoonsgegevens in de administratie van Buurtvereniging Moleneind en daaraan gerelateerde applicaties zoals het mailsysteem.

Waarvoor verwerkt Buurtvereniging Moleneind persoonsgegevens?
Als u lid wilt worden van Buurtvereniging Moleneind hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van uw gegevens kunnen we u op de juiste wijze inschrijven als lid. Als u lid bent van de Buurtvereniging, willen we u goed van dienst zijn. Wij gebruiken uw naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden en u te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als u een vraag stelt, verwerken wij uw gegevens om u zo goed mogelijk te kunnen helpen. Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om u te informeren over een activiteit. Wilt u niet benaderd worden door de Buurtvereniging? Dan kunt u dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken. Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie. Alle gegevens die wij vastleggen zijn te vinden op het aanmeldformulier lidmaatschap dat als bijlage aan dit privacybeleid is toegevoegd.

Verwerkt Buurtvereniging Moleneind ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met uw toestemming of als u dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. U kunt hierbij denken aan een activiteit waarbij een gezondheidsformulier is vereist. Buurtvereniging Moleneind controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen. Deze vastleggingen worden direct na afloop van de betreffende activiteit verwijderd.

Hoe gaat Buurtvereniging Moleneind met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Alleen het bestuur van Buurtvereniging Moleneind kan uw gegevens inzien en aanpassen.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen het bestuur van Buurtvereniging Moleneind
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als u zich inschrijft voor een activiteit en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Buurtvereniging Moleneind kan en mag zonder toestemming geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor het bestuur met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. Door middel van een mail aan het secretariaat kan een oud-lid een verzoek indienen tot verwijdering van de persoonsgegevens uit de ledenadministratie.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Buurtvereniging Moleneind gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens Buurtvereniging Moleneind van mij verwerkt?
Door een mail te versturen naar het secretariaat kunt u uw gegevens ontvangen. Deze gegevens heeft u bij aanvang van het lidmaatschap doorgegeven op het aanmeldingsformulier.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Buurtvereniging Moleneind kunt u terecht bij het bestuur.

Verstrekken wij gegevens buiten de EU?
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Hoe gaan wij om met Minderjarigen?
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. De ouders van personen jonger dan 16 jaar ondertekenen daarom altijd het inschrijfformulier voor het lidmaatschap. Met ondertekening van het inschrijfformulier geeft het lid toestemming voor de verwerking van de genoemde gegevens.

Welke Beveiligingsmaatregelen hebben wij getroffen?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens de buurtvereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Hiervoor hebben zij een geheimhoudingsverklaring ondertekend;
  • Wij zorgen er voor dat onze computers die de gegevens verwerken altijd voorzien zijn van de laatste beveiligingsupdates, virusscanner en dergelijke;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Onze bestuursleden en commissieleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Afmelden mailberichten
Om u te informeren over activiteiten en andere zaken kan Buurtvereniging Moleneind u (automatische) berichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van uw inschrijving voor een activiteit of een betalingsbevestiging. In al deze berichten staat onderin een stukje om u af te melden voor het ontvangen van berichten. Indien u geen prijs stelt op informatie over Buurtvereniging Moleneind of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van uw gegevens, kunt u dit aan ons doorgeven. Het bestuur zal in dat geval contact met u opnemen om te kunnen reageren op uw verzoek.

Wijzigingen privacybeleid
Buurtvereniging Moleneind behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. U kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via www.bvmuden.nl/privacybeleid

Via deze link kunt u dit privacybeleid downloaden